AI vo vašej firme už určite je.
Buď o tom viete, alebo nie. Ak ju máte zakázanú a ľudia ju aj tak používajú, riešením nie je prísnejšia smernica. Pomôžem vám zistiť, čo u vás naozaj beží, dať tomu pravidlá, ktoré sa dajú doložiť, a postaviť nástroje tam, kde vám dnes zostáva ručná práca.
Smernica na AI väčšinou existuje.
Niekto ju stiahol a doplnil názov firmy. Pri kontrole sa ale dokladá to, že ľudia vedia, s čím pracujú.
Doložiť sa dá polhodinové zaškolenie so zoznamom účastníkov. Nie je to drahé ani zdĺhavé, len sa na to nepríde, kým sa niekto neopýta.
Firma AI zakázala.
Ľudia majú prácu, ktorú treba odovzdať do rána. Zákaz zmenil len to, že sa to deje na súkromnom telefóne.
Firemné konto s pravidlom ochráni viac než zákaz, lebo sa pri ňom dá nastaviť, čo tam smie ísť.
Rok si to písal na svojom konte, aj cenotvorbu a zľavy.
Keď odišiel, odišlo to s ním. Nedá sa to vypýtať späť ani doložiť, že sa to nedostalo ďalej.
Firemné kontá stoja pár eur na človeka a riešia to celé. Rozhodujúce je zaviesť ich skôr, než niekto odíde, nie potom.
Appku si spravil za víkend kolega.
Beží, ľudia ju používajú a nikto nevie, kto sa do nej vie prihlásiť ani kde má dáta.
Nemá zmysel ju rušiť, práve naopak. Má zmysel dorobiť tie tri nudné veci, aby patrila firme, a to je práca na pár hodín.
Prvý projekt ide tam, kde bude výsledok najviac vidieť.
Ušetrilo by sa tam, kde niekto osem hodín týždenne prepisuje údaje z miesta na miesto.
Tie miesta sa nájdu za jeden deň v prevádzke a nikto ich neukazuje, lebo sú nudné. Práve preto tam tá práca ešte je.
Kým sa pripravuje plán na budúci rok, štyria ľudia už polroka niečo používajú.
Otázka teda nie je, či AI zaviesť. Zavedená je. Otázka je, či o tom viete a či sa to dá doložiť.
Prvý krok je zoznam toho, čo už beží, a získa sa otázkou bez následku. Kontrolou sa nedozviete nič.
Nájdete sa v týchto situáciách?
Väčšinou v tom bola aj cena, meno zákazníka a podmienky. Nie je to prehrešok, je to skratka pod tlakom. Otázka je len, na akom konte sa to stalo a či sa to dá zistiť.
Beží, ľudia ju používajú a nikto nevie, kde má dáta ani kto sa do nej vie prihlásiť. Kým funguje, nikoho to netrápi. Problém začne v deň, keď prestane.
To je viac, než má väčšina. Ďalšia otázka býva, koľkí ju otvorili. Doložiť sa pri kontrole dá školenie so zoznamom účastníkov, nie súbor na disku.
Používa to spravidla viac ľudí, než sa čaká, a najviac tí najvyťaženejší. Prvý krok nie je zákaz ani kontrola. Je to otázka bez následku, lebo inak sa nedozviete nič.
Táto otázka chodí čoraz častejšie a chodí od väčších zákazníkov. Odpoveď „nepúšťame" musí byť podložená niečím, čo sa dá ukázať, inak je to len tvrdenie.
Nie tam, kde to bude najviac vidieť. Tam, kde niekto každý týždeň prepisuje tie isté údaje z jedného miesta na druhé. Tie miesta sa nájdu za jeden deň v prevádzke.
Prečo je zákaz slabšia ochrana než pravidlo
Dole je vymyslená cenová ponuka, ktorú si niekto dá preložiť. Farebne je označené to, čo pri tom odíde na cudzí server. Prepíšte ju vlastným textom a uvidíte to isté na svojom.
Rozpoznal to váš prehliadač za menej než milisekundu, bez toho, aby čokoľvek odišlo. To isté sa deje na druhej strane, keď to vloží kolega, len tam to už neodvoláte.
Toto nie je o tom, že ľudia robia niečo zlé. Robia si prácu a nástroj je na jeden klik. Problém je, že raz odoslané sa nedá vziať späť a nedá sa ani doložiť, kam to išlo. Firemné konto s nastavenými pravidlami to rieši za pár eur na človeka a ide to zaviesť za týždeň.
Takto to robíte dnes. Toto z toho prevezme nástroj.
Vyberte si, čo vo vašej firme prechádza najčastejšie. Kliknutím na ktorýkoľvek krok uvidíte, čo sa v ňom prepisuje a čo z toho sa dá nechať na appku, ktorú si postavia vaši vlastní ľudia.
Od dopytu po odoslanú ponuku
5,8 hodinydnes
Prenášanie a hľadanie údajov, 70 % časuRozhodovanie a posudzovanie
DnesÚdaje zo zákazníkovho e-mailu sa prepíšu do vlastného formulára.
Čo prevezme nástrojZ e-mailu sa údaje vytiahnu samy a doplnia do formulára. Človek ich len potvrdí.
DnesFirma to už niekedy ponúkala, len sa nedá nájsť. Prehľadáva sa disk, pošta a pamäť kolegov.
Čo prevezme nástrojVyhľadávanie vo vlastných ponukách nájde podobnú za pár sekúnd, aj keď si nikto nepamätá, ako sa volala.
DnesPoložky sa prenášajú z troch cenníkov dodávateľov do jednej tabuľky.
Čo prevezme nástrojCenníky sa spárujú automaticky. Človek dorieši len položky, ktoré sa spárovať nedali.
DnesTie isté čísla ešte raz, teraz do dokumentu, ktorý ide zákazníkovi. A potom formátovanie.
Čo prevezme nástrojDokument sa vygeneruje z tých istých čísel. Prepis odpadá celý.
DnesKontrolujú sa hlavne prepisy, lebo práve tam sa chyby robia.
Čo prevezme nástrojKontrolujú sa už len rozhodnutia, nie preklepy.
Kliknite na ktorýkoľvek krok. Uvidíte, čo sa v ňom prepisuje a čo z toho sa dá nechať na nástroj.
Od hlásenia po odpoveď zákazníkovi
4,5 hodinydnes
Prenášanie a hľadanie údajov, 67 % časuRozhodovanie a posudzovanie
DnesZákazník to povie do telefónu, zapíše sa to na papier a potom do systému.
Čo prevezme nástrojHlásenie sa z hovoru prepíše samo, dispečer ho už len potvrdí.
DnesHistória zásahov je v troch miestach a v hlave kolegu, ktorý tam bol naposledy.
Čo prevezme nástrojHistória zariadenia sa vytiahne na jednu otázku, aj keď leží na troch miestach.
DnesToto je tá časť, ktorú nikto iný nespraví. Je to odborné rozhodnutie.
Čo prevezme nástrojToto zostáva na človeku. Nástroj mu len pripraví podklady, aby nehľadal.
DnesTen istý záver sa napíše do systému, do e-mailu a do mesačného prehľadu.
Čo prevezme nástrojZáver sa napíše raz a rozpíše sa do systému, e-mailu aj prehľadu.
Kliknite na ktorýkoľvek krok. Uvidíte, čo sa v ňom prepisuje a čo z toho sa dá nechať na nástroj.
Od uzávierky po čísla na porade
7,8 hodinydnes
Prenášanie a hľadanie údajov, 65 % časuRozhodovanie a posudzovanie
DnesExporty sa musia zosúladiť, lebo každý systém pomenúva tú istú vec inak.
Čo prevezme nástrojZosúladenie beží podľa pravidiel, ktoré sa nastavia raz a potom platia.
DnesČasť je naozaj hľadanie príčiny. Časť je len ručné porovnávanie dvoch stĺpcov.
Čo prevezme nástrojStĺpce porovná nástroj a vypíše len rozdiely. Príčinu k nim hľadá človek.
DnesToto je jediná časť, kvôli ktorej celý prehľad vzniká.
Čo prevezme nástrojToto sa nenahrádza. Kvôli tomu ten prehľad vzniká.
DnesKaždý mesiac to isté, každý mesiac odznova.
Čo prevezme nástrojFormát aj rozposlanie sa spraví samo v deň uzávierky.
Kliknite na ktorýkoľvek krok. Uvidíte, čo sa v ňom prepisuje a čo z toho sa dá nechať na nástroj.
Tie isté pravidlá platia aj mimo týchto troch príkladov
Nezáleží na tom, či vám firmou prechádza ponuka, reklamácia alebo objednávka. Rozhodovanie zostáva ľuďom, prenášanie údajov nie.
Zákaz nie je opatrenie
Zakázať AI vo firme používanie nezníži, len ho presunie na súkromné kontá. Napísané pravidlo a polhodinové zaškolenie vás ochránia viac než zákaz a zároveň sa dajú doložiť, keď sa niekto opýta.
Najprv zistite, čo už beží
Skôr než čokoľvek zavediete alebo zakážete, spíšte, čo sa vo firme používa. Nie kontrolou, ale otázkou, a bez trestania. Inak sa nedozviete nič a rozhodovať sa budete o niečom vymyslenom.
Nástroj má robiť to nudné
Pilotný projekt zvyčajne ide tam, kde bude výsledok najviac vidieť. Ušetrí sa ale tam, kde je najviac ručnej práce, teda pri prepisovaní údajov a hľadaní vo vlastných dokumentoch. Sú to nudné miesta, preto sa na ne zabúda.
Kto to postavil, ten to nevlastní
Keď si niekto spraví nástroj cez AI, položte tri otázky: kto sa doň vie prihlásiť, kam idú dáta a čo sa stane, keď ten človek odíde. Nie preto, aby ste to zrušili. Preto, aby to zostalo firme.
Stavia ten, kto to bude používať
Nástroj, ktorý si postaví človek priamo z prevádzky, sa používa. Nástroj, ktorý mu niekto zvonku prinesie hotový, sa obchádza. Ľudia najlepšie vedia, čo potrebujú, len im to zvyčajne nikto nedá do rúk.
Napíšte mi, čo riešite.
Dohodneme si krátky hovor. Tri veci nižšie mi pomôžu prísť pripravený.