Plán máte. Riadi sa podľa neho niekto?
Harmonogram, ktorý sa aktualizuje deň pred kontrolným dňom, nikoho neriadi. Riadi to telefonát o siedmej ráno a ten, kto sa dovolá prvý.
Termíny drží jeden človek vo svojom Exceli.
Keď je týždeň preč, firma nepríde o tabuľku, ale o rozhodovanie. Zvyšok mal v hlave.
Nahrať tabuľku na spoločný disk nestačí. Treba z jeho hlavy vytiahnuť tri pravidlá, podľa ktorých rozhoduje, a napísať ich vedľa termínov.
Subdodávateľ odvelí v stredu polovicu ľudí inam.
Nepovie to. V piatok je jasné, že úsek nestihne, a pondelková profesia je už objednaná.
Zabrániť sa tomu nedá, má vlastného šéfa a tri stavby. Skrátiť čas, kým sa to dozviete, z troch dní na jedno ráno áno. To stačí.
Zmena v projekte príde mailom v piatok o štvrtej.
V pondelok podľa nej pracujú dvaja z piatich. Ostatní si ju nevšimli, v tej schránke im chodí všetko.
Zmena bude vždy. Horšie je, že chodí tým istým kanálom ako pozvánka na obed a nedá sa v ňom rozoznať.
Náhradný diel sa objednáva až vtedy, keď stroj stojí.
Mimo sezóny rozumné. V žatve stojí jeden deň prestoja viac než celý sklad tých dielov.
Nejde o sklad všetkého. Ide o štyri až šesť položiek, ktoré sa kazia opakovane, a tie sa dajú vyčítať z minuloročných opráv.
Kto, kedy a čím ktoré pole ošetril, vie ten, kto tam sedel.
Zapíše sa to večer, ak sa zapíše. Pri kontrole aj pri reklamácii úrody sa to potom dokladá z pamäti.
Zápis na tri klepnutia do telefónu zvládne aj ten, kto o mobil nestojí. Rozhoduje, že sa spraví na mieste, nie večer.
Sezónni ľudia sa každý rok zaúčajú odznova.
Vlani to nikto nespísal, takže prvé dva týždne visia na tom, kto ich stíha sprevádzať. Býva to ten najlepší.
Postup na jednu stranu s fotkami spraví ten, kto tú prácu robí, za pol dňa. Ušetrí tie dva týždne každý rok.
Ten istý údaj sa prepíše z Excelu do Excelu a potom do systému.
Tie tri miesta sa spolu nerozprávajú. Keď sa čísla rozídu, chybu nájde až zákazník na faktúre.
Nejde o tie dve minúty prepisu, ale o to, že firma nemá jedno miesto, ktorému verí. Určiť sa dá za deň.
Nový človek sa učí tak, že sedí vedľa toho skúseného.
Neučí sa, ako to má byť, ale ako to robí on. Aj s výnimkami, pri ktorých už nikto nevie prečo.
Po troch rokoch má firma štyri verzie toho istého. Spísať postup sú dva dni a väčšinu spraví ten, kto ho pozná.
Systém je kúpený, dotiahnutý spolovice, a vedľa neho beží Excel.
Nie z lenivosti. Hodnotíte ich podľa toho, čo stihli, a tabuľka im to stihnúť umožní.
Kým bude systém vyžadovať dvanásť klikov tam, kde tabuľka zvládne dva, vyhrá tabuľka. Väčšinou stačí zrušiť tri polia, ktoré tam kedysi niekto pridal.
Servisné zásahy sa dohadujú telefonicky a zapíšu sa až pred fakturáciou.
Nedá sa povedať, ktorý zákazník je stratový ani ktorá porucha chodí štvrtýkrát.
Telefón netreba rušiť, je najrýchlejší. Stačí, aby z každého hovoru zostali tri údaje, a po dvoch mesiacoch je vidieť, kde sa opakuje to isté.
Technik píše výkaz rukou a prinesie ho v piatok.
Prepíše sa v utorok, fakturuje vo štvrtok, zaplatí o mesiac. Práce je pritom dvadsať minút.
Papier netreba meniť za tablet. Stačí ho odfotiť a nechať prepísať automaticky, a fakturuje sa v ten istý deň.
Nájdete sa v príkladoch leanu z praxe?
Toto sú tri nástroje, s ktorými sa dá stretnúť najčastejšie. Ak vám ich niekto zaviedol podľa učebnice, pravdepodobne to poznáte aj z druhej strany.
Takt
Stavby a montáže- Profesie sa striedajú v pevnom rytme, jedna za druhou.Presný rytmus závisí od pravidelnej komunikácie s dodávateľmi. Pokiaľ na to nie je čas, do troch týždňov je z toho zase, kto skôr príde.
- Dodávateľ pošle dohodnutý počet ľudí.Pošle ich menej, lebo ich potreboval aj inde. Alebo pošle dvakrát toľko, čo neznamená dvakrát viac práce. Na jednom byte si štyria chlapi zavadzajú.
- Úsek sa odovzdáva hotový, aby ďalšia profesia mohla rovno začať.Odovzdáva sa rozrobený, s tým že sa to doplní. Ďalšia profesia okolo toho robí a vracia sa tam ešte dvakrát.
- Takt sa nastaví raz a potom drží.Nastaviť ho je hodina práce. Držať ho znamená každý týždeň s niekým hovoriť, a to je tá časť, ktorá vypadne ako prvá.
Keď sa striedajú v rovnakom rytme, nikto na nikoho nečaká.
To, na čo sa príde za pol dňa: prácu nezrýchli viac ľudí. Zrýchli ju to, aby prestali čakať jeden na druhého.
Last Planner
Stavby a development- Ľudia si na týždeň dajú záväzky a sledujú, koľko z nich splnili.Tí ľudia nie sú vaši. Sú to subdodávatelia, ktorí majú vlastného šéfa a vlastný plán, a ten sa s vaším prekrýva len sčasti.
- Na plánovacom stretnutí sedia tí, čo prácu naozaj riadia.Za dodávateľa príde ten, koho poslali. Sľúbi, čo môže, a večer o tom rozhodne niekto, kto na stretnutí nebol.
- Sľub je záväzok a berie sa vážne.Bez zmluvnej pokuty je sľub odhad. Nikto neklame, len to tak dopadne.
- ElektrikáriRozvody 3. NP
- SadrokartonáriPriečky 2. NP
- PodlaháriPoter 1. NP
- MaliariPenetrácia
- ElektrikáriZásuvky 2. NP
Zapisovať, kto čo sľúbil a čo z toho padlo. Päť riadkov na papieri. Po dvoch mesiacoch vidíte tri príčiny, ktoré sa opakujú, a s tým sa už dá ísť za dodávateľom.
Proces
Kancelária a servis- Nakreslí sa celá cesta a uvidí sa, kde sa stráca čas.Toto naozaj funguje. Za pol dňa je na papieri, že z troch týždňov je práca dvadsať minút, a v miestnosti stíchne.
- Keď je problém nájdený, firma ho odstráni.Odstrániť ho znamená, že dvaja konkrétni ľudia budú robiť inak, než robili desať rokov. Do toho sa nikomu nechce a nikto ich k tomu nedotlačí zo stretnutia.
- Mapa je podklad na zlepšovanie.Väčšina máp skončí v šuplíku. Nie preto, že by boli zlé. Preto, že sa dopredu nedohodlo, kto tú zmenu presadí a dokedy.
- Príjem3 min1 deň
- Kontrola5 min5 dní
- Schválenie3 min3 dni
- Úhrada1 min
- Celé to trvá
- 11,5 dňa
- Robí sa na tom
- 12 minút
Hore koľko sa čaká, v boxoch koľko sa robí. Kvôli porovnaniu tých dvoch čísel sa to celé kreslí.
Mapovať sa oplatí až vtedy, keď je vopred jasné, kto tú zmenu presadí. Bez toho je to pekný obrázok.
Čo s tým robím
Vyberte si odbor. Uvidíte, kde presne sa práca zdržuje, a po kliknutí na ktorýkoľvek krok aj to, čo to čakanie skracuje a čím.
Otázka z realizácie na projektanta
12 pracovných dnídnes
4 hodinyčistej práce
Prečo to ležíNapíše ju večer, lebo cez deň je na stavbe.
Čo to skrátiOtázka sa zapisuje na mieste do telefónu. Fotka a dve vety stačia, dopísať sa dá potom.
Prečo to ležíRieši práve niečo, čo horí viac.
Čo to skrátiOtázky majú vlastný zoznam, nie e-mailovú schránku. Ráno sa prejdú za päť minút.
Prečo to ležíNa stavbe je dvakrát do týždňa.
Čo to skrátiDopredu sa dohodne, ktoré otázky môžu ísť rovno na projektanta. Väčšina tam patrí.
Prečo to ležíMá rozrobené tri iné projekty.
Čo to skrátiV zmluve je lehota na odpoveď a je vidieť, čo mešká. Bez toho je vaša otázka posledná v rade.
Prečo to ležíMedzitým partia robila inde.
Čo to skrátiOdpoveď chodí tomu, kto sa pýtal, nie do kópie desiatim ľuďom, kde ju treba hľadať.
Kliknite na ktorýkoľvek krok. Uvidíte, prečo tam práca leží a čo to čakanie skracuje.
Zmena, ktorú si vyžiadal klient
20 pracovných dnídnes
11,5 hodinyčistej práce
Prečo to ležíZapíše ju do e-mailu, nie do systému.
Čo to skrátiZmeny majú jeden zoznam s číslom a dátumom. E-mail nie je zoznam.
Prečo to ležíČaká, kým sa ozve architekt.
Čo to skrátiPosúdenie má pevný deň v týždni. Nečaká sa, kým bude čas, lebo ten nebude nikdy.
Prečo to ležíZmena prišla v strede rozpracovaného stupňa.
Čo to skrátiZmeny sa zbierajú a zapracúvajú v dávkach. Jedna po druhej rozbije rozpracovaný stupeň zakaždým.
Prečo to ležíPotrebuje ceny od dvoch dodávateľov.
Čo to skrátiCeny na bežné položky sú dohodnuté dopredu. Pýtať sa treba len na to, čo je naozaj nové.
Prečo to ležíSchvaľuje sa na porade raz za dva týždne.
Čo to skrátiDo dohodnutej sumy rozhoduje projektový manažér. Na poradu ide len to, čo ju prekročí.
Prečo to ležíČasť konštrukcie je medzitým hotová.
Čo to skrátiSchválená zmena ide na stavbu v ten istý deň, automaticky, nie cez poradu.
Kliknite na ktorýkoľvek krok. Uvidíte, prečo tam práca leží a čo to čakanie skracuje.
Porucha na stroji v sezóne
10 pracovných dnídnes
5,8 hodinyčistej práce
Prečo to ležíVolá až večer, cez deň sa nedalo.
Čo to skrátiHlásenie na tri klepnutia do telefónu priamo z kabíny, aj bez signálu.
Prečo to ležíJe na druhom konci a nevie, čo si má vziať.
Čo to skrátiK hláseniu patrí fotka a typ stroja. Mechanik vyráža rovno s dielom, nie na obhliadku.
Prečo to ležíDiel nie je skladom, v sezóne ho nemá ani dodávateľ.
Čo to skrátiŠtyri až šesť dielov, ktoré sa kazia opakovane, sú kúpené pred sezónou. Vyčíta sa to z minuloročných opráv.
Prečo to ležíMedzitým rieši dva ďalšie stroje.
Čo to skrátiPoradie opráv sa určuje podľa toho, čo blokuje žatvu, nie podľa toho, kto volal skôr.
Kliknite na ktorýkoľvek krok. Uvidíte, prečo tam práca leží a čo to čakanie skracuje.
Faktúra od dodávateľa
13 pracovných dnídnes
2 hodinyčistej práce
Prečo to ležíPríde do zdieľanej schránky, ktorú nikto nestráži.
Čo to skrátiSchránka má menovitého majiteľa a zástupcu. Zdieľaná schránka nemá nikoho.
Prečo to ležíNa faktúre nie je číslo zákazky, treba sa pýtať.
Čo to skrátiČíslo zákazky je podmienkou objednávky. Bez neho dodávateľ faktúru ani nevystaví.
Prečo to ležíJe na stavbe a e-maily číta cez víkend.
Čo to skrátiDo dohodnutej sumy sa kontroluje vzorka, nie každá faktúra. Odpadne tým väčšina čakania.
Prečo to ležíSchvaľuje raz za čas, keď sa ich nazbiera viac.
Čo to skrátiSchvaľuje sa priebežne z telefónu. Dávka raz za týždeň pridá týždeň.
Prečo to ležíPlatí sa v dvoch termínoch do mesiaca.
Čo to skrátiPlatobné termíny sú týždenné. Rovnaká práca, kratší rad.
Kliknite na ktorýkoľvek krok. Uvidíte, prečo tam práca leží a čo to čakanie skracuje.
Nahlásená porucha u zákazníka
16 pracovných dnídnes
6,8 hodinyčistej práce
Prečo to ležíZákazník volá, keď je linka obsadená.
Čo to skrátiPopri telefóne je aj formulár. Kto nechce čakať na linke, nemusí.
Prečo to ležíČaká sa, kým sa niekto uvoľní.
Čo to skrátiPriradenie má pravidlo, nie posúdenie. Kto má voľno v danej oblasti, ten ide.
Prečo to ležíIde, až keď má v okolí ďalší zásah.
Čo to skrátiVýjazdy sa plánujú po oblastiach dva dni dopredu, nie podľa toho, kedy sa nazbierajú.
Prečo to ležíDiel nie je skladom, ide sa objednávať.
Čo to skrátiDiely, ktoré chodia najčastejšie, sú skladom. Býva to štyri až šesť položiek.
Prečo to ležíDruhý výjazd sa musí znova naplánovať.
Čo to skrátiDruhý výjazd sa rezervuje hneď pri objednaní dielu, nie až keď príde.
Prečo to ležíČaká sa na podpísaný servisný list.
Čo to skrátiServisný list sa podpisuje na mieste v telefóne zákazníka.
Kliknite na ktorýkoľvek krok. Uvidíte, prečo tam práca leží a čo to čakanie skracuje.
Tie isté veci vidím skoro všade
Riešenia vyššie sú konkrétne. Nasledujúce sú pravidlá, z ktorých vychádzajú, a platia aj tam, kde vaša práca vyzerá úplne inak.
Najprv zrušiť, až potom automatizovať
Prejdite si kroky, cez ktoré vaša práca prechádza, a pri každom sa opýtajte, kedy tam naposledy niekto niečo zamietol. Kde si nikto nespomenie, ten krok sa dá zrušiť. Zautomatizovaný zbytočný krok je stále zbytočný, len rýchlejší a drahší.
Plánujte na týždeň, nie na mesiac
Detailný plán na mesiac dopredu sa rozpadne v druhom týždni a nikto ho už neaktualizuje. Plán na týždeň sa dá dodržať a hlavne sa dá v stredu zistiť, že sa nedodrží. To je celý rozdiel.
Zapisujte príčiny, nie vinníkov
Keď sa niečo nestihne, zapíšte prečo. Nie kto. Po dvoch mesiacoch máte zoznam, v ktorom sa tri príčiny opakujú, a s tým sa dá ísť za dodávateľom alebo za investorom. So zoznamom mien sa nedá ísť nikam.
Čo treba strážiť, to nevydrží
Ak systém funguje len dovtedy, kým na to niekto dozerá, skončí v momente, keď ten človek ochorie alebo ho zavalí niečo iné. Riešenie, ktoré prežije, musí byť rýchlejšie než to, čo nahrádza. Inak sa ľudia vrátia k Excelu a majú pravdu.
Zmena potrebuje meno
Nájsť problém je lacné a spraví sa za pol dňa. Zmeniť ho znamená, že konkrétni ľudia budú robiť inak, než sú zvyknutí. Kým nie je jasné, kto to presadí a kedy, nemá zmysel začínať s mapovaním.
Napíšte mi, čo riešite.
Dohodneme si krátky hovor. Tri veci nižšie mi pomôžu prísť pripravený.