Mapovanie procesov: čo z neho reálne zostane

Čo sa vlastne kreslí

Zoberie sa jedna vec, ktorá firmou prechádza: faktúra od dodávateľa, cenová ponuka, reklamácia, otázka z realizácie na projektanta. Napíšu sa kroky, cez ktoré ide, a k nim dve čísla. Koľko trvá samotná práca a ako dlho to medzi krokmi leží.

Prvé číslo býva v minútach. Druhé v dňoch. Pomer medzi nimi je celý dôvod, prečo sa to kreslí.

Typický výsledok

Faktúra od dodávateľa: príjem, priradenie k zákazke, vecná kontrola, schválenie, zaúčtovanie, úhrada. Čistej práce dve hodiny, priebežný čas trinásť pracovných dní.

Otázka z realizácie na projektanta: štyri hodiny práce, dvanásť pracovných dní. A medzitým partia robí niekde inde alebo nerobí nič.

Nikto v tej firme nelení. Práca len leží a čaká, kým sa jej niekto chytí.

Kde sa najviac čaká

Skoro vždy sú to dve alebo tri miesta a držia väčšinu celého času. Býva to schvaľovanie, ktoré sa robí v dávkach, a kontrola, ktorá čaká na jedného človeka, čo je na stavbe.

Riešenia bývajú nudné a nesúvisia so softvérom. Schvaľovací limit, aby do dohodnutej sumy rozhodoval manažér. Vzorková kontrola namiesto kontroly každej položky. Schránka, ktorá má menovitého majiteľa a nie je zdieľaná.

Prečo mapy končia v šuplíku

Nie preto, že by boli zlé. Preto, že sa dopredu nedohodlo, kto tú zmenu presadí a dokedy. Nájsť problém je lacné. Zmeniť ho znamená, že konkrétni ľudia budú robiť inak, než sú zvyknutí.

Preto sa oplatí mapovať až vtedy, keď je meno toho človeka známe. Inak sa minie pol dňa na obrázok.